書信格式是否恰當(dāng)很大程度上取決于信件類型。朋友間的通信與正式的書信很不相同，而且傳統(tǒng)的信件也與電子郵件不大相同。下面就是如何按正確的格式寫信的方法。

1. 1把發(fā)送者的地址放在最上面。

   包括街道地址，城市，州以及郵政編碼。
2. 發(fā)送者的地址應(yīng)該左對齊，空一格。
3. 不要把發(fā)送者的姓名或者頭銜放上。因為這些信息在結(jié)尾處都會有，開頭就寫上會顯得重復(fù)。
4. 如果你使用的是專業(yè)信封，上面包括了地址信息，可以跳過這一步，不需要再重復(fù)。
5. 地址寫完后空一行，再寫其他部分。

6. 2下面寫的是日期。

   日期既可以是開始寫信的時間也可以是信寫完的日期。
7. 日期要左對齊。
8. 日期的格式為“月-日-年”。月可以寫成文字形式，日和年用數(shù)字就可以了。
9. 例如：5月14日，2013年（May 14, 2013）
10. 日期寫完也要空一行，再寫其他部分。

11. 3如果需要，你可以加上參考行。

    如果信件參考了一些特殊信息，你可以加上參考行，開頭是“Re:”。
12. 參考行要左對齊，一行文字就夠了。
13. 參考行一般用于回復(fù)另一封信，工作廣告，或者要求某些信息時。
14. 參考行寫完后，同樣要空一行。

15. 4寫出接收者的地址。

    這包括接收人的姓名和頭銜，以及公司名稱，街道名稱，城市，州和郵政編碼。
16. 所有這些都需要左對齊并且空一格。接收人的姓名需要單獨(dú)寫一行，頭銜、公司名稱和街道地址都要單獨(dú)起一行。城市、州和郵政編碼要寫在一行里。
17. 如果你要往另一個國家郵寄，在地址下面寫上國家名稱，一定要全部大寫。
18. 上面這些寫完后空一行。
19. 將信發(fā)給某個人，只要有可能，要用合適的頭銜來稱呼這個人，比如“XX先生”或者“XX小姐”。如果你不確定接收者的性別，跳過這一頭銜。

20. 5加上禮貌的稱呼語。

    舉個例子，你可以用“尊敬的”開始，后面寫個人頭銜和姓。名字后面寫冒號，不是逗號。
21. 稱呼要左對齊。
22. 如果你不清楚接收者的性別，你可以把接受者的全名寫上，或者用工作頭銜代替有性別的稱呼。
23. 稱呼后面空一行。

24. 6如果對方希望你寫主題的話，寫上。

    主題行要大寫，跟在稱呼的下面。
25. 主題行左對齊。
26. 主題行要簡明扼要，盡量控制在一行。
27. 記住，主題行可寫可不寫，并不絕對。
28. 主題后空一行。
29. 如果你已經(jīng)有參考行了，就不要寫主題行了。

30. 7簡練地寫明主體。

    每段都要空一格，段與段之間空一行，末尾也要空一行。
31. 段落要左對齊，不要用任何縮進(jìn)。
32. 寫信時要簡要地解釋寫信的目的，然后花大量的時間繼續(xù)闡釋這一目的，結(jié)尾處下結(jié)論。

33. 8信的末尾要禮貌地結(jié)束。

    你可以用“真誠地，”“祝好，”或者“謝謝你，”。
34. 末尾的第一個詞的首字母要大寫。
35. 末尾要左對齊。
36. 后面跟逗號。
37. 空四行，然后寫自己的全名，工作頭銜放在全名的下一行。

38. 9手寫簽名。

    親筆寫上自己的名字，最好是草書，放在末尾與全名之間。

39. 10提及附件。

    如果你在信里添加了附件，在你的全名與頭銜下面寫上，并列一張附件清單。
40. 當(dāng)然，如果沒有，就不用寫了。
41. 附件部分要空一格，并且左對齊。

42. 11如果有必要，寫上替寫者的名字縮寫。

    如果另一個人寫出了這封信而你拿來引用，你可以把替寫者的姓名首字母縮寫，放在信的最下方，也就是附件下面一行。廣告

1. 1寫一個開頭。

   開頭應(yīng)該包括發(fā)送者的街道地址，城市，州以及郵政編碼。
2. 開頭應(yīng)該空一格，并且放在信的右上角。
3. 街道地址應(yīng)該單獨(dú)一行。下面一行寫上城市，州和郵政編碼。
4. 記住，接收者的地址在給朋友的信里并不需要。

5. 2寫上日期，日期既可以是開始寫信的時間也可以是信寫完的日期。

   把它放在開頭后面。
6. 日期格式為“月-日-年”。把月寫成文字通常是一種很正式的寫法，當(dāng)然你也可以全寫數(shù)字。
7. 日期應(yīng)該與紙的右側(cè)對齊。
8. 日期直接寫在開頭下面，不需要空一行。

9. 3寫友好的稱呼。

   “親愛的”在這里也適用，但是這也要看你與對方的關(guān)系如何，你也可以不加任何形式化的東西。
10. 如果是給朋友或者同伴寫信，你可以只寫上他們的名字。比如“親愛的簡”。
11. 如果是給長輩或者你尊重的人寫信，你可以在姓的后面加上個人頭銜。比如“親愛的羅伯特小姐”。
12. 在稱呼后面加上逗號，而不是逗號。
13. 稱呼與日期之間空一行，稱呼與正文之間空一行。
14. 對于更加隨意的信來講，你可以用“你好”或者“嘿”來代替“親愛的”。
15. 稱呼要左對齊。

16. 4正文要寫上簡介，主要內(nèi)容和總結(jié)。

    簡介和結(jié)論都只要簡單一小段就行，而主要內(nèi)容顯然要多一些。
17. 信件的主要內(nèi)容要左對齊。
18. 信件的正文要空一格。通常，段與段之間不需要空一格，如果讓信更容易讀的話，最好還是空一行。
19. 每段的第一行都要縮進(jìn)。
20. 最后一段要與末尾之間空一行。

21. 5使用恰當(dāng)?shù)慕Y(jié)尾。

    結(jié)尾后面跟著逗號，后面不需要再加上你打印版或者鍵入的名字。
22. 末尾應(yīng)該與開頭對齊。
23. “真誠的”仍然適合于結(jié)尾，即使是在對朋友寫的信里。如果信相當(dāng)隨意，你可以換一個不那么傳統(tǒng)的結(jié)尾。試試“回見！”或者“待會兒聊！”

24. 6簽上自己的名字。

    末尾后面簽上自己的名字。通常，名字要用草書而不是打印的。
25. 如果你與接收者的名字相同，你可以簽上自己的名字。如果接收者不能從名字知道你是誰，你需要寫上自己的全名。
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1. 1先從信件里提取主題句。

   只在“主題欄”里寫上自己的主題，不要再把它寫在信件里。
2. 確保自己的主題簡明扼要，這樣接收者就可以迅速瀏覽主題，立刻知道這是一封什么樣的信。

3. 2跳過開頭。

   一般來講，電子郵件里寫上發(fā)送者的地址，接收者的地址或者日期并不傳統(tǒng)，即使這封信非常正式。
4. 原因很簡單。這封信是通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)送的，郵箱這種東西就可有可無了。而且，大部分電郵都包括“信件詳情”，詳情里就有電子郵件地址，接收者電子郵件地址，主題句和日期。

5. 3包含禮貌的稱呼或者敬語。

   即使格式看起來不那么重要，禮貌還是很重要的，你可以用“親愛的”，后面加上接收者的個人頭銜和姓。
6. 敬語要左對齊。
7. 嚴(yán)格來講，敬語后面最恰當(dāng)?shù)臉?biāo)點(diǎn)仍然是冒號。然而，現(xiàn)在很多人在正式書信中已經(jīng)用逗號代替了冒號。前者更傳統(tǒng)，后者也可以接受。
8. 只要有可能，把它發(fā)給特定的一個人。避免沒有接收者姓名這種情況出現(xiàn)。
9. 如果不確定性別，可以寫全名。
10. 稱呼后面空一行。

11. 4正文部分要簡明，當(dāng)然信息要全。

    正文應(yīng)包含簡介，主要內(nèi)容，結(jié)論。結(jié)構(gòu)一定要有，主體部分一定要短小精悍。
12. 正文要左對齊。
13. 不要使用縮進(jìn)。
14. 正文空一格，段與段之間，結(jié)尾段后面空一行。

15. 5末尾要有禮貌。

    末尾使用“真誠的”或者其他禮貌的用語。
16. 末尾左對齊。
17. 第一個詞的第一個字母大寫。
18. 寫完禮貌用語要用逗號。
19. 其他的末尾可以是“謝謝你，”“你誠摯的，”“祝好，”。

20. 6打上自己的名字。

    末尾后面一行直接打上自己的名字。
21. 名字要左對齊。
22. 不需要再給簽名留地方了，因為電子郵件是沒法簽名的。

23. 7最下方寫上聯(lián)系方式。

    空一行，然后寫上你的郵箱地址，電話號碼，電子郵箱地址，可能的話寫上網(wǎng)頁或者博客地址。
24. 這些地址都要左對齊，空一格。每條信息都要單獨(dú)起一行。
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